GoBD y el archivado de correo, explicado
El GoBD exige que el correo empresarial que es correspondencia comercial, o que se refiere a un asiento contable, se conserve durante años de forma completa, inalterable y trazable, no solo almacenada; para eso está en desarrollo la capa de archivo de Osiris. El resto de esta página responde exactamente qué significa eso y qué está construido hasta ahora.
El correo empresarial que cuenta como correspondencia comercial, o que se refiere a un asiento contable, es un registro relevante para la contabilidad según el derecho alemán. El GoBD, la guía administrativa del ministerio de finanzas sobre la correcta llevanza de registros, establece requisitos específicos y comprobables sobre cómo tiene que conservarse ese registro, no solo durante cuánto tiempo.
Lo que exige realmente la ley
- Retención: 6 años para la correspondencia comercial (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 años para los registros contables, 10 años para los libros y las cuentas anuales.
- El requisito central del GoBD: los registros deben ser completos, correctos, oportunos, ordenados, inalterables, trazables y evaluables por máquina, con documentación de procedimiento y un registro de cambios, y conservados en su formato original, de modo que un correo siga siendo un correo, no una impresión.
- «Oportuno» en concreto es la razón por la que el journaling, y no una sincronización periódica del buzón, es el mecanismo de captura correcto: una sincronización solo ve lo que sigue estando ahí cuando se ejecuta, mientras que el journaling captura una copia antes de que un usuario pueda modificar o eliminar el original.
- Junto al RGPD: un concepto de eliminación una vez que termina la retención, la capacidad de buscar por persona para una solicitud de acceso del interesado, y una retención legal usada solo por un motivo documentado.
Qué está diseñada para hacer la capa de archivo de Osiris, en cuanto se publique
Recepción del journal de Exchange Online por SMTP como vía de captura principal (con la sincronización de Graph e IMAP como complementos, marcados explícitamente como capturados con posterioridad allí donde el journaling no fue posible), una cadena de hashes continua anclada a diario para que cualquier alteración sea detectable, almacenamiento de objetos compatible con S3 con bloqueo de objetos por hardware como destino por defecto previsto para la inmutabilidad en la capa de almacenamiento, políticas de retención por cliente con retención legal, búsqueda de texto completo, exportación EML con un manifiesto con sumas de comprobación, y un informe de evidencia firmado por cliente. Nada de esto está disponible todavía: está en desarrollo, no publicado; véase la hoja de rutapara el estado exacto, y, en inglés,la documentación de diseño detallada para el objetivo técnico completo.
Lo que no afirmamos, y no afirmaremos una vez publicado
No «certificado según el GoBD»: no existe tal certificado que mantener, ya que el propio GoBD es explícito en que las autoridades fiscales no emiten certificaciones positivas. Osiris dirá que el archivo está diseñado para respaldar el archivado de correo conforme a la normativa, creado para los requisitos alemanes de GoBD, y nombrará las medidas concretas detrás de esa afirmación, nunca «certificado» ni «conforme» como afirmación desnuda y sin matizar, y nunca como sustituto de la revisión de su propia asesoría fiscal o de su responsable de protección de datos. Esto coincide con dónde está incluido el archivo: lasediciones Business y Service Provider, en cuanto se publique.
Preguntas frecuentes
¿Qué exige el GoBD para el archivado de correo?
El correo empresarial que es correspondencia comercial, o que se refiere a un asiento contable, es un registro relevante para la contabilidad según el derecho alemán: 6 años de retención para la correspondencia comercial (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 años para los registros contables. El GoBD (la guía administrativa del ministerio de finanzas) además exige que esos registros sean completos, correctos, oportunos, inalterables, trazables, evaluables por máquina, conservados en su formato original, con documentación de procedimiento y un registro de cualquier cambio.
¿Está certificado el archivo de Osiris según el GoBD?
No existe tal certificado que se pueda reclamar en primer lugar. El propio GoBD establece que las autoridades fiscales no emiten certificaciones positivas, ni en una auditoría ni de otro modo, y que el certificado de un tercero tampoco vincula a la autoridad fiscal; la responsabilidad permanece en el contribuyente. Osiris declara que su archivo está diseñado para respaldar el archivado de correo conforme a la normativa, creado para los requisitos alemanes de GoBD, y nombra las medidas concretas, nunca «certificado» ni «conforme» como afirmación sin matizar.
¿Está disponible ya la capa de archivo creada para los requisitos de GoBD?
No. Está en desarrollo, todavía no publicada. El estado actual y lo que ya está construido frente a lo que sigue previsto se sigue en la hoja de ruta.